Pengalaman Mendaftar Sebagai Sekretaris

Pengalaman Mendaftar Sebagai Sekretaris

Assalamuálaikum Wr. Wb.

Selamat siang... .

Biar matahari terik cetar panas membahana keringat kotos-kotos, tetap semangat mencari rizky ya, yang penting halal insyaAllah berkah... . hhe... . amiin... .

Kesempatan kali ini aku aku mau share pengalaman pribadi mengikuti seleksi sebagai seorang Sekretaris. Tau kan ya? Sekretaris. Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Kalo kita liihat sosok Sekretaris di sinetron kebanyakan seksi dan menggoda, bahkan ada banyak cerita minor tentang profesi tersebut, dan dan dan seringkali menmbulkan fitnah disebabkan karna pemandangan kedekatan seorang sekretaris dengan bos yang sangat intens. OK. Sebetulnya tidak seburuk itu kok.

Sabtu, tanggal 14 November 2015 aku masukkan lamaran. Aku membiasakan diri mengirimkan lamaranku langsung, supaya pihak yang menerima juga bisa langsung bertatap muka, syukur-syukur sekalian interview, hahaah tidak semudah itu, tentu saja ada seleksi administrasi dulu. Hari itu aku bertemu dengan HRD-nya langsung, pertama ditanyakan mengenai kemampuan korespondensi dan bahasa asing. Masalah korespondensi aku iya-in aja, sambil jalan bisa belajar lagi dan untuk bahasa yang ditanyakan bahasa inggris, minimal pasif, alhamdulillah kebetulan CV yang aku lampirkan berbahasa Inggris. Semoga menjadi nilai plus. Bapak HRD tidak memberikan aura welcome, hahaha, cuek saja, mereka mah begitu sukanya, bikin down sebelum perang, untung aku orangnya sebodo amat... . Singkat cerita lamaranku diterima dan katanya mau dihubungi lagi kalau memang secara administrasi memenuhi syarat. OK, nothing to lose saja, tapi tetap optimis.

Interview HRD

Selasa, 17 November 2015, ada SMS masuk, dari HRD yang kemarin, isinya adalah undangan untuk menghadiri interview di hari Rabu, 18 November 2015. Dengan senang hati aku balas, "Baik, saya bersedia untuk mengadiri interview di kantor PT Bla bla bla sensor, besok tanggal 18/11/2015 pk. 09.00. Alvita, Magelang". Besoknya, aku sampai di kantor pk. 08.45 dan mengisi buku tamu. Oh iya saat itu aku mengenakan celana bahan alusan blouse putih blazer hitam dan jilbab warna gold. Begini penampakannya :

Aku peserta nomor 2 ceritanya, di dalam sudah ada seseorang yang sedang diinterview. Dan duduklah aku dengan santai sambil melihat-lihat lobi kantor. Aku pikir tidak banyak yang ikut tahap interview kali ini, tapi loh loh loh pemirsaaa... . ada aja yang datang, kurang lebih 11 orang di lobi, bersama aku sekarang. Mulailah aku bergegas browsing internet, doá menghadapi interview dan lain lain.  Kemudian detelah kuranglebih 15 menit menunggu, namaku pun di panggil dan dengan hati-hati sambil berusaha menguasai diri,under control dan fokus, aku berjalan ke lantai 2, dimana eksekusi interview akan dilaksanakan.

Dimulai dengan menarik nafas dalam dan jangan lupa dibuang lewat mulut pelan-pelan, kalo nyembur nanti HRD nya ngamuk, jangan lewat belakang nanti HRD nya ilfeel, hahaha ah sudahlah kembali ke lepoy. Berjabat tangan dengan percaya diri, kemudian duduk setelah dipersilakan untuk duduk. Mr. HRD memegang lamaran dan CV ku, dan mempersilahkan aku untuk memperkenalkan diri. Memang beliau sudah pegang CV dan pasti bisa membacanya sendiri, tapi disini kita diminta memperkenalkan diri sepertinya beliau juga pengen tau tuh seberapa komunikatif kita, pemilihan diksi dalam berkomunikasi, attittude berbicara dan kevalidan CV yang kita buat. Setelah menceritakan banyak hal mulai dari nama lengkap dan nama panggilan, umur, tempat tinggal, keluarga, background pendidikan dan juga riwayat pekerjaan, mulailah Mr. HRD memberikan beberapa pertanyaan-pertanyaan yang lebih spesifik selain yang bisa beliau baca dari CV.

Menanyakan keahlian, disini aku tunjukan beberapa keahlian yang tidak jauh dari fungsi seorang sekretaris. Tapi karena aku memang belum pernah menjadi sekretaris, jadi ya jawabanku terlihat masih general, belum spesifik dan ngena banget buat beliau. Menanyakan apa saja tugas sekretaris, positif negatif sebagai sekretaris, dll. Aku jawab semampuku, dan konyolnya, aku terinspirasi dari sinetron-sinetron. Hahaha, dari soal penampilan, sampai tugas pelayanan terhadap atasan, dll. Kemudian Mr. HRD memberikan gambaran lebih dari yang bisa aku sampaikan, seperti :

- datang sebelum Si-Be datang

- pulang setelah Si-Be pulang (kalo si-Be belum pulang sekretaris nggak bisa pulang ... T_T)

- menerima telp

- membuat jadwal

- menyiapkan apapun yang dibutuhkan Si-Be

- reservasi pesawat, hotel dan bahkan makanan yang di konsumsi

- tugas administrasi

- sering keluar kota

- sanggup lembur dengan frekuensi sangat sering

- fungsi pengganti istri untuk di kantor. Nah loh, yang terakhir ini... ? Aku langsung kepikiran sinetron di tipi-tipi yang sekretaris pergi keluar kota sama Si-Be, nginep di hotel dan dan dan ... cukup pemirsa, jaga pikiran kalian :p hahahaha... . jadi disini maksudnya, kalau istri di rumah melayani suami dan segala kebutuhan suami, di kantor sekretaris adalah istri Si-Be yang harus mampu juga nyiapin segala kebutuhan Si-Be. begindanggg .... pusing ya,  soalnya belum nikah juga sih.

Aku manggut-manggut aja, dan berterimakasih sudah ditambah wawasannya mengenai dunia sekretaris. Kemudian Mr. HRD menanyakan soal lembur,

"Bagaimana menurut Anda mengenai lembur atau overtime? Apakah perlu dihitung, apakah Anda mempunyai penghitungan sendiri, atau bagaimana? Jelaskan

Menurut saya, saya tidak perlu menghitung sendiri, perusahaan Bpk sudah seharusnya mempunyai data dari karyawan yang bekerja overtime, dilihat dari record mesin absensi otomatis. Perusahaan harus menghargai waktu dari karyawan yang berkurang untuk lembur, jika ada punishment bagi yang terlambat masuk kantor, maka ada juga reward untuk karyawan yang bersedia kerja overtime untuk perusahaan.

"Baik, mengenai gaji, bagaimana?"

(Sebelumnya aku baca reverensi mengenai pertanyaan ini, ada banyak anjuran, tapi aku ambil jawaban ini :)

Mengenai gaji saya serahkan kepada perusahaan, karna pasti perusahaan mempunyai standar gaji dengan memperhatikan background pendidikan serta pengalaman kerja yang saya punya.

Gantian Mr. HRD yang manggut-manggut dan kemudian melihat jam tangan.

"Mbak Vita, sudah tujuh menit kita ngobrol disini, silahkan simpulkan obrolan kita dari awal sampai terakhir"

Nah loh, hahahaa ya sambil bingung-bingung dikit aku simpulkan lah apa saja hasil dari obrolan interview saat itu.

Kemudian Mr. HRD mempersilahkan aku keluar dan menunggu kabar selanjutnya.Jika hasil interview tadi baik, aku akan dipanggil untuk interview user dan sekalian nego gaji katanya.

INTERVIEW USER

Tepat seminggu kemudian aku mendapatkan SMS dari HRD untuk menghadiri interview user besoknya. Seneng rasanya, tapi dalam hati ada pertanyaan, berapa orang yah, yang lolos dan dipanggil ke tahap ini?

Rabu, 25 November 2015 pukul 8.30 aku sudah sampai di kantor, sendirian. Fiuh, serius ini sendirian? eitss... . tunggu dulu, 10 menit kemudian ada 1 orang lagi yang daftar, cantik, rambut terurai panjang, mengenakan blouse dan celana jeans. Aku baru tau ada yang interview pakai celana jeans? 10 menit kemudian datang 1 orang perempuan lagi, penampilan lebih dewasa. Ouh, ternyata bukan hanya aku yang lolos ke tahap ini. Dari yang tadinya lega jadi was-was juga, ada 2 saingan. Hahaha... . nothingtolose. Yang penting lakukan yang terbaik.

Sembari menunggu Si-Be datang, kami sesama kandidat berbincang-bincang. Dari situ aku aku, si cantik ini mempunyai basic SMK Sekretaris dan si mBak yang satu pernah jadi sekretaris selama 3 tahun di Bali. Well, cuma aku yang nggak punya basic sekretaris. Setelah menunggu kuranglebih 1 jam, Si-Be datang dan beberapa menit kemudian namaku dipanggil untuk segera di eksekusi.

Basa-basi hampir sama di setiap awal interview. Perkenalan dan menyampaikan apa saja keahlian yang aku miliki, kenapa perusahaan harus menerima aku, pengalaman apa saja, dll. Asal bicara jujur, insyaAllah semua lancar, sedangkan kalau dibuat-buat ya bisa jadi malah plintat-plintut jadinya, nggak lucu juga. Sampai pada akhirnya Si-Be menanyakan apa saja tugas sekretaris, dan aku sampaikan kuranglebih gambaran yang HRD sampaikan kemarin. Eh, nggak taunya Si-Be bilang : "Masih umum ya itu, belum spesifik" dan aku nyengir aja.Beliau memaklumi background pendidikan dan pengalaman kerjaku yang belum pernah bersinggungan dengan sekretaris, dan akhirnya beliau sampaikanlah ini :

"Kerjaan kami sangat banyak, kami sering ke luar negeri, meeting di luar kota, bahkan ke luar pulau, kami jarang di kantor. Kami tidak sempat pikirkan tiket hotel makan dll, tugasmu adalah membantu dan menyelesaikan persoalan-persoalan itu, kamu yang siapkan. Kami baru saja pulang dari Cina, kamu sebagai sekretarisharus tanggap, mengarsipkan berkas-berkas dari hasil kegiatan kami kemarin."

Aku angguk-angguk dan tersenyum.

"Oh iya saya ini suka ganti-ganti HP ya mbak, jadi kadang saya suka lupa itu nama klien dan teman-teman bahkan keluarga saya simpan dengan nama siapa dll, saya sudah tua, mbak Vita juga harus bisa memback-up kelemahan saya ini. Dan lagi, saya sangat mencintai Ibu saya, hal yang sepele namun penting adalah misal mengenai ulangtahunnya, mbak harus ingatkan saya H-7 apakah saya sudah siapkan untuk acara ulang tahunnya, sudah pesan kue dan kado atau belum, masalah cucu saya juga begitu"

Sampai di sini aku agak pusing dengernya.

"Jadi intinya kamu bisa jadi lebih tau dan harus lebih mengerti saya daripada istri saya sendiri malahan, sekretaris itu berat loh, sanggup?"

Aku sanggupin lah ya, jelas lagi butuh kerjaan ini, Hahaha... . tapi jujur ya, pusing banget ngedengerin Si-Be ngomongin jobdesc sekretaris yang bahkan sampai ke kehidupan pribadinya. Dan aku mikir, seberat itu ya, jadi aku pulang kerja juga tetep bakal kepikiran kerjaan... . Ouh... .

Setelah itu Si-Be menanyakan "Minta gaji berapa? jangan basa-basi, sebutkan angka" hahaha... . dan ya pertamanya aku basa-basilah, ngikut kebijakan perusahaan gitu, tapi Beliau mendesak dan ku sebutkan lah angka XXX. 

Permohonanku diterima dan dipertimbangkan, selanjutnya dipersilahkan pulang.ini merupakan tahapan terakhir, kalau Si-Be cocok dan gaji yang diminta cocok,HRD akan mengubungi kembali untuk langsung bekerja. 

2 Hari kemudian, si cantik menulis sesuatu di pm BBM nya, ohiya kami sempat bertukar pinBB saat menunggu eksekusi kemarin. Dan begini pm nya : "THANKS GOD". Setelah aku kepoin, ternyata dia sudah diterima di perusahaan itu, dan besoknya langsung kerja. okelah... .

Jadi yang bisa aku ambil dari beberapa tahapan seleksi sebagai sekretaris ini adalah banyaknya wawasan dan pengetahuan mengenai apa itu sekretaris dan berbagai tugas rumitnya, pengalaman mengolah komunikasi baik dengan HRD atau user, yang bisa di tata lagi untuk interview di perusahaan lain nantinya, dan banyak lah. hahaha... .

KEJUTAN

Selasa, 5 Januari 2016, tanpa ada angin ada hujan tiba-tiba telepon berdering. Siapa sangka, seseorang di seberang adalah Mr. HRD yang menawarkan posisi sekretaris yang sudah lama hampir terlupakan. Hahaha, entahlah, Beliau hanya menyampaikan intinya aku diminta masuk untuk menggantikan Mbak Sekretaris yang kemarin diterima. Hm... . Ada apa gerangan... . Tawaran yang menarik, Mister, tapi mohon maaf, aku bukan ban cadangan ^_^ dan aku juga tidak setega itu memutuskan pintu rejeki buat Mbak Sekretaris itu... . Hehehe... . Alasan utamanya kenapa aku menolak adalah karena aku sudah diterima bekerja di perusahaan lain sebagai seorang Legal Officer. Dan aku cinta pekerjaanku yang sekarang. 

So, menurutku, kalau sebatas interview beginian, nggak ada test tertulis, psikotest dll, maka bisa dibilang penilaian bersifat subjektif ya. Tapi meskipun begitu, yang perlu diingat untuk menghadapi interview adalah, tetap berpenampilan baik dan sopan (dengan pakaian selayaknya pencari kerja), perbaiki kualitas komunikasi, dan belajar untuk menguasai bidang apa yang kalian lamar. Semoga rangkaian pengalamanku ini bermanfaat untuk kalian.

OK Gaes, OK Jobseeker yang di rahmati Allah, selamat berjuang, cari pekerjaan yang halal, dan tetap semangat !!!             

Wassalamuálaikum Wr.Wb